Извещение и документация о закупке по статье 42 ФЗ-44: порядок формирования и размещения в ЕИС, сроки хранения сведений

Независимо от того, о какой форме проведения закупки для обеспечения нужд государственных или муниципальных заказчиков и приравненных к ним лиц идет речь, одной из их ключевых обязанностей таких заказчиков становится обязательное формирование извещения о проведении закупки.

СодержаниеПоказать

• Статья 42 как основной регулятор правил о подготовке извещения о закупке
• Случаи подготовки извещения
• Извещение о проведении конкурентных процедур
• Сопровождающая документация о закупке
• Сроки и порядок формирования и публикации извещения
• Изменение и отмена извещения и закупки
• Извещение о закупке у единственного поставщика
• Ответственность за нарушение статьи 42 Федерального закона №44-ФЗ
• Сроки хранения документов о закупке

Что в него входит и какие правила оформления такого извещения существуют?

Статья 42 как основной регулятор правил о подготовке извещения о закупке

Так как об осуществлении каждой закупки потенциальный круг участников должен быть извещен заранее, заказчик обязан подготовить такую документацию, которая выполнит роль такого информатора. В соответствии с правилами, установленными статьей 42 Федерального закона «О контpaктной системе в сфере закупок», такая документация называется извещением.

Указанная статья Федерального закона выступает в качестве основного регулятора содержания извещения, а также формирует ряд требований, которые государственный или муниципальный заказчик и приравненное к ним лицо обязаны соблюдать. Именно на основании положений данной статьи происходит распространение также и тех основных параметров, которые должны быть отражены, если проводимая закупка по каким-то причинам такие параметры устанавливает в отношении участников.

Основное содержание извещения в виде перечисления необходимой информации о проводимой закупке содержится в пункте 2 данной статьи. В том случае, если речь идет о проведении процедур с ограниченным кругом участников, например, о закрытом конкурсе или аукционе, то потребуется также обратиться к содержанию пункта 4 указанной статьи, так как именно этот пункт дает право заказчику формировать в извещении возможности ограничения круга потенциальных исполнителей по заказу.

Случаи подготовки извещения

На основании требований, которые сформулированы в действующем Федеральном законе «О контpaктной системе», извещение о проведении закупок должно формироваться пpaктически в отношении всех процедур, которые направлены на определение исполнителя для контpaкта, призванного реализовать государственные или муниципальные нужды.

К числу таких случаев относятся:

• проведение электронных конкурентных процедур, направленных на обеспечение государственных и муниципальных нужд, если сам заказчик получает финансирование на основании положений Бюджетного Кодекса Российской Федерации, а все проводимые закупки осуществляются в соответствии с положениями частей 4-6 статьи 15 Федерального закона №44-ФЗ от 5 апреля 2013 года;
• если речь идет о проведении закупки у единственного поставщика, а сама закупочная процеДypa подпадает под действие положений пунктов 4-5, 9-10, 15, 20-54 части 1 статьи 93. В данном случае подготовка и публикация извещения является необходимой, так как данные варианты закупок нередко не отражаются в плане-графике, что не дает возможности потенциальным участникам процедуры принять участие в возможном заключении контpaкта.

Подготовка извещения, независимо от того, в отношении какой именно процедуры она происходит, должна в полном объеме происходить с учетом изменений, которые совершены в отношении действующих норм права и вступили в свою законную силу.

Последние изменения, внесенные в указанный закон о закупках, относительно подготовки извещения повлияли на возможность отказаться от формирования данного документа относительно ограниченного количества видов закупок, проводимых с участием единственного поставщика, что стало возможным из-за обязательного размещения таких закупок в плане-графике. В отношении остальных закупок пока сохраняются требования о необходимости формирования извещений и их размещения в Единой информационной системе для предоставления к ознакомлению без взимания платы, как и в отношении документации о закупке.

Извещение о проведении конкурентных процедур

Так как у любого государственного или муниципального заказчика и приравненного к ним юридического лица процент закупок, проводимых конкурентными способами, должен быть выше процента закупок у единственного поставщика (с целью обеспечения свободной конкуренции в сфере исполнения госзаказа), то и к извещению по таким закупкам предъявляются достаточно серьезные требования относительно их содержания.

Так, в тексте извещения должны содержаться следующие сведения:

• данные об организации, проводящей закупку, в том числе информация о почтовом адресе, фактическом месте нахождения организации, адрес электронной почты, используемой для контактов с представителем госзаказчика, либо официальный электронный адрес руководителя организации, контактный телефон, сведения о непосредственном представителе заказчика, осуществляющем проведение той или иной закупки (контpaктный управляющий либо представитель контpaктной службы, либо иное должностное лицо, которое назначено ответственным за проведение той или иной закупки);
• краткое описание условий контpaкта, которые предусмотрены для заключения по итогам завершения процедуры;
• сведения о том, в каком месте должен быть отгружен товар (если объектом закупки является именно приобретение товара), либо выполнены работы, или оказаны услуги, а также временной промежуток (с указанием часов режима работы), которые потенциальным исполнителем должны быть тщательно соблюдены;
• если речь идет о закупке такого товара или услуги, стоимость которых складывается из частей, указанных в размере цены, то необходимо указать также и цену единицы товара или услуги, а также выполняемой работы (такое требование хаpaктерно для работ по техническому обслуживанию и возможному ремонту оборудования, техники, оказания услуг связи, а также юридических, образовательных, медицинских, трaнcпортных услуг и т. д.);
• начальная максимальная цена контpaкта, установленная для конкретной закупки;
• информация об источнике финансирования проводимой закупки (если это имеет существенное значение) либо ссылка на тот уровень бюджета, из которого осуществляется финансирование конкретного заказчика;
• порядок осуществления оплаты за поставленный товар или выполненные работы и услуги (если речь идет о контpaкте, результаты исполнения которого принимаются по частям в зависимости от объема выполненных работ или поставленного товара, то и механизм оплаты такого контpaкта и полученных по нему результатов также должен быть подробным образом отражен);
• с 1 января 2017 года для каждой закупки, которая осуществляется в соответствии с положениями частей 4-6 статьи 15 Федерального закона «О контpaктной системе», в извещении о проведении закупки должна быть указана информация о том, какой идентификационный код присваивается конкретной закупке;
• информация о том, какие именно ограничения и какого рода установлены в отношении возможных участников проводимой закупочной процедуры, а также каким образом такое ограничение может быть установлено путем обращения к Федеральному закону «О контpaктной системе»;
• для электронных процедур, например, конкурса или аукциона, в рамках извещения должна быть отражена информация об электронной торговой площадке, на которой будет «торговаться» тот или иной контpaкт;
• описание той процедуры, которая выбрана заказчиком для определения потенциального исполнителя по контpaкту (при необходимости должно быть также представлено и обоснование выбранного способа с опорой на действующие нормы Федерального закона №44-ФЗ);
• срок, место, а также предусмотренный законом и самим извещением порядок подачи заявок на участие от потенциальных участников проводимой закупочной процедуры;
• в случае если законодательством предусмотрено внесение средств в качестве обеспечения участия заявки в закупочной процедуре, то в извещении такая информация должна быть полностью отражена для разъяснения возможностей потенциальных участников;
• если условиями контpaкта и требованиями действующего законодательства установлена необходимость внесения обеспечения исполнения контpaкта, информация о порядке и правилах его предоставления исполнителем, а также о механизме его возврата также должна быть отражена в данном документе;
• в том случае, если заказчик принял решение о предоставлении каких-либо преимуществ определенным категориям участников процедуры, информация о таких категориях должна быть предоставлена в рамках сформированного извещения;
• если заказчик установил ограничения допуска для товаров, которые были произведены в другом государстве, а также для выполнения работ или оказания услуг иностранными гражданами, то такие ограничения должны быть указаны еще в извещении для того, чтобы избежать возможных конфликтных ситуаций между заказчиком и потенциальным исполнителем;
• если заказчик проводит закупку в соответствии с положениями Федерального закона №275-ФЗ «О государственном оборонном заказе», информацию об этом также необходимо разместить в извещении.

Так как объем сведений, подлежащих отражению в извещении, достаточно велик, необходимо сформировать также пакет документов, который такое извещение будет сопровождать. Образец извещения и документации можно скачать по ссылке.

Сопровождающая документация о закупке

В качестве документов, которые должны сопровождать извещение о проведении закупки, следует рассматривать:

• техническое задание к объекту закупки (оно составляется независимо от того, идет речь о закупке товаров, услуг, работ, так как должно содержать подробное описание объекта закупки с указанием всех необходимых технических и фактических свойств);
• справка, содержащая обоснование установленной НМЦК (начальной максимальной цены контpaкта), а также указание на использованные методики расчета и данные об имеющейся ценовой информации (но без указания источников получения такой информации);
• проект контpaкта со всеми установленными для него приложениями (не должны быть заполнены только сведения об исполнителе контpaкта и его цене).

Если речь идет о закупках, которые осуществляются в соответствии с частями 5-6 статьи 15, то потребуется также приложить копии договоров участия в имеющейся собственности получателя инвестиций от государства, а также договоров о приобретении различных объектов капитального строительства.

Сроки и порядок формирования и публикации извещения

Извещение о проведении закупки, независимо от того, какая именно процеДypa была выбрана, должно быть опубликовано в Единой информационной системе, а если речь идет об электронной форме конкурентной процедуры, то также после публикации в ЕИС необходимо провести публикацию и на той торговой площадке, которая была выбрана заказчиком (публикация на торговой площадке осуществляется оператором).

Для различных процедур сроки публикации извещения будут различаться в зависимости от величины начальной максимальной цены контpaкта и от формы проведения самой закупки. В частности:

• для запроса котировок минимальный срок, который должен пройти от момента публикации до даты окончания подачи заявок, зависит от того, превышена ли сумма в двести пятьдесят тысяч для НМЦК. Так, если данная сумма не превышена, то минимальный срок, который должен пройти от публикации извещения до окончания подачи заявок, составляет не менее четырех дней. Если указанная сумма была превышена, то минимальный срок увеличивается до семи дней;
• для аукциона минимальное количество дней, которое должно пройти от момента публикации извещения до окончания подачи заявок, должно составлять не менее семи дней, если НМЦК контpaкта меньше трех миллионов рублей, и не менее пятнадцати дней, если НМЦК больше трех миллионов рублей;
• в отношении открытого конкурса сроки, которые должны быть установлены от публикации извещения до даты окончания подачи заявок, не могут быть меньше двадцати дней. При этом размер НМЦК роли играть не будет;
• если речь идет о запросе предложений, то размер НМЦК также роли играть не будет, а что касается минимального срока, то он не может быть меньше, чем пять дней.

Если по каким-то причинам заказчик принял решение о внесении изменений в извещение или закупочную документацию, то он обязан продлить срок подачи заявок с момента публикации измененных документов следующим образом:

• для конкурса с момента публикации измененного извещения или документации до срока окончания подачи заявок должно пройти не менее десяти дней;
• для аукциона, если НМЦК по закупке не превышает три миллиона рублей, от момента публикации извещения до окончания срока подачи заявок должно пройти не менее семи дней, а если НМЦК более трех миллионов рублей – то не менее пятнадцати дней.

Для запроса предложений и котировок процеДypa внесения изменений в извещение не предусмотрена.

Публикация первичного и измененного извещения осуществляется в ЕИС и при необходимости на ЭТП, но только после того, как весь пакет документов был утвержден руководителем заказчика или уполномоченным должностным лицом (например, руководителем контpaктной службы).

Изменение и отмена извещения и закупки

При отмене закупки государственному и муниципальному заказчику следует помнить, что произвести такое действие можно не позднее, чем за пять дней до момента окончания срока подачи заявок на конкурс или аукцион, и не менее, чем за два дня, до окончания подачи заявок на запрос котировок. Отменить запрос предложений не удастся, если извещение уже было опубликовано.

Порядок действий в этом случае будет выглядеть следующим образом:

• принятие решения об изменении или отмене проводимой закупки (его необходимо обосновать для того, чтобы не возникло в последующем подозрений на нарушение действующего законодательства);
• издание приказа о необходимости внесения изменений или отмены конкретной закупочной процедуры. Приказ должен быть подписан руководителем организации заказчика или уполномоченным на то лицом;
• публикация решения об изменении или отмене закупки в ЕИС в день издания соответствующего приказа;
• предоставление информации участникам закупки о том, что были произведены изменения или отменена закупка;
• в случае если речь идет о внесении изменений в извещение и закупочную документацию, формирование таких изменений и публикация в ЕИС в соответствии с указанными сроками на основании положений соответствующих статей Федерального закона «О контpaктной системе»;
• внесение соответствующих изменений в план-график в сроки, которые установлены законом для внесения изменений в части изменения или отмены той или иной закупки.

Если внесение изменений обусловлено работой над запросами о разъяснении каких-либо положений закупочной документации, то заказчик в лице его ответственного должностного лица (например, контpaктного управляющего) должен сначала обработать поступивший ему запрос и предоставить все необходимые сведения в рамках ответа, а уже после этого внести необходимые изменения.

Извещение о закупке у единственного поставщика

Формирование и публикация извещения о закупке у единственного поставщика предусмотрено не всеми пунктами части 1 статьи 93 указанного Федерального закона, а только теми, информация о проведении закупке которых не публикуется в плане-графике и, соответственно, не имеет широкого распространения.

По сравнению с извещением, которое формируется для конкурентных способов закупки, информация в нем также должна в полной мере охаpaктеризовать объект закупки, а также обосновать необходимость проведения закупки именно конкретной процедурой. Однако не требуется указание возможных торговых площадок, так как контpaкт подписывается непосредственно с конкретным поставщиком в бумажном виде.

Кроме того, в отношении такой закупки не потребуется формировать в извещении информацию о том, каким образом происходит установление начальной максимальной цены контpaкта.

Для публикации извещения существует определенный срок, который не может быть меньше пяти дней с момента публикации такого извещения в ЕИС до момента подписания контpaкта по итогам проведенной процедуры.

Ответственность за нарушение статьи 42 Федерального закона №44-ФЗ

Если в ходе проведения закупки были допущены нарушения в части составления и публикации извещения о проведении закупки, а также относительно сроков такой публикации извещения в ЕИС, то назначение наказания в случае выявления таких нарушений происходит на основании статьи 7.30 Кодекса об административных правонарушениях.

В зависимости от того, о каком именно нарушении идет речь, различаются размеры штрафов, которые устанавливаются в отношении того или иного должностного лица, нарушившего указанные нормы закона.

Минимальный размер штрафа назначается за несвоевременное размещение в ЕИС извещения о проведении закупки и равняется трем тысячам рублей за одно выявленное нарушение.

Максимальный размер штрафа в размере тридцати тысяч на должностное лицо устанавливается в отношении тех случаев, когда было опубликовано извещение о закупке, не получившей отражения в плане-графике, о закупке, в отношении которой изменения в план-график были внесены, но еще не прошло установленных десяти дней с момента публикации измененного плана-графика, либо в отношении закупки, которая признана неправомерной, а основания для ее признания таковой устранены не были.

В каждом конкретном случае решение о назначении того или иного штрафа принимает контролирующий орган в сфере закупок на основании изучения материалов о произведенном нарушении.

Сроки хранения документов о закупке

Так как проверка проведенной закупки для установления того, является ли та или иная закупка правомерной, а также для того, чтобы проверить, были ли допущены какие-либо еще нарушения относительно проводимой процедуры, на государственного или муниципального заказчика накладывается обязательство организовать хранение всех закупочных материалов, в том числе извещений и закупочной документации.

Если речь идет о закупках стоимостью до трех миллионов рублей независимо от проводимой формы такой закупки, то вся документация по ней, в том числе и извещение, должны храниться не менее трех лет. Такое требование устанавливается как собственно Федеральным законом «О контpaктной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг», так и Гражданским Кодексом Российской Федерации, в частности статьей 196 указанного Кодекса.

Если речь идет о закупках, начальная максимальная цена контpaкта которых превышает три миллиона рублей, то они считаются закупками крупного размера. Хранение документации о таких закупках должно осуществляться в течение срока не менее десяти лет с момента издания или подписания того или иного документа.

Заказчик обязан принять меры к тому, чтобы все документы о закупке, в том числе извещение, хранились в соответствии с требованиями, сформулированными в рамках соответствующих приказов Министерства экономического развития относительно хранения важных документов, а также в рамках приказов Министерства культуры относительно соблюдения правил организации архивного дела.

Извещение о проведении закупки – это комплекс документов, которые реализуют цель предоставления информации всем потенциальным участникам той или иной закупочной процедуры о собственно проводимой закупке, а также о ее объекте и возможностях участвовать в тех или иных формах определения потенциального исполнителя. Извещение готовится как для конкурентных, так и для неконкурентных способов закупок, а его содержание должно соответствовать требованиям, установленным в статье 42 Федерального закона «О контpaктной системе». Чтобы конкретное извещение было принято в качестве реально действующего в отношении той или иной закупки, оно должно быть опубликовано в Единой информационной системе с соблюдением всех необходимых требований относительно сроков такой публикации, а также относительно порядка его размещения. При необходимости заказчик вправе внести изменения в такое извещение и прилагаемую к нему документацию, но сроки проведения закупки в этом случае должны быть увеличены в соответствии с положениями соответствующих статей Федерального закона №44-ФЗ.

Если при подготовке и публикации извещения и закупочной документации были допущены какие-либо нарушения действующего законодательства, на должностное лицо заказчика могут быть наложены штрафные санкции на основании соответствующих положений Кодекса об административных правонарушениях.