Ответ на жалобу в книге отзывов и предложений: как правильно написать и в какой срок?
По закону книга отзывов должна быть в каждой торговой точке. Однако ее наличием не следует ограничиваться. Если в этом информационном источнике появляются записи клиентов, реакция на них должна последовать в самые сжатые сроки. Как именно это должно произойти?
СодержаниеПоказать- Кто именно должен отвечать клиентам в книге отзывов
- Каких формулировок лучше избегать, составляя ответ на жалобу
- Можно ли ограничиться телефонным звонком клиенту
- Принципы составления ответа на отзыв клиента
- Реакция на обоснованную претензию
- Реакция на необоснованную претензию
- Реакция на благодарность
Кто именно должен отвечать клиентам в книге отзывов
Книга отзывов каждой торговой точки должна регулярно мониториться высшими должностными лицами компании.
Однако в случае с сетями магазинов это правило реализовать пpaктически невозможно, а потому в роли ответственного лица могут выступать директора, начальники торговой точки и прочие менеджеры высшего звена.
Базовое правило, которому должны следовать все компании в отношении ответов в книгах отзывов, заключается в том, что если жалоба подается на конкретного сотрудника, отвечать на нее может лишь вышестоящее должностное лицо. Отвечать на жалобу, адресованную себе же, директор магазина не может. Такие полномочия есть только у руководителя компании.Если же в жалобе клиента фигурирует продавец, кассир или администратор зала, директор магазина вполне может дать на нее ответ.
Каких формулировок лучше избегать, составляя ответ на жалобу
Составляя текст для реакции на жалобу потребителя, необходимо следовать общим правилам, принятым для официально-делового стиля. Обратить особое внимание следует на такие принципы:
- жаргонные слова, оскорбления или грубые формулировки в подобных ситуациях совершенно недопустимы. Даже если клиент неправ по всем мыслимым показателям, и сам составляет свою жалобу, пренебрегая нормами приличия, ответ на нее все равно должен быть предельно вежливым, кратким и содержательным;
- очень важно упомянуть в тексте те установленные нормы, на которые опирается сама жалоба. Дело в том, что множество гневных отзывов базируются на бaнaльном непонимании клиентами принципов и правил, в соответствии с которыми функционирует торговая точка. Если составитель реакции на жалобу подробно объяснит потребителю суть проблемного правила, конфликт, скорее всего, будет исчерпан;
- автор реакции должен максимально четко излагать свои мысли, в особенности, когда идет речь о принятых действиях. Клиент должен получить исчерпывающую информацию о том, какие меры были предприняты для того, чтобы ликвидировать обнаруженную проблему, или же каковы причины того, что его жалоба не была принята к рассмотрению. Чем короче и понятнее будет ответ в книге отзывов, тем лучше;
- распространенная ошибка, которую допускают многие менеджеры – указывать потребителям на то, что они неправы. Делать этого не следует. Достаточно лишь ограничиться перечислением причин, по которым жалоба не была рассмотрена, и/или причин, по которым сотрудник торговой точки был прав в конкретной ситуации.
Можно ли ограничиться телефонным звонком клиенту
Многие менеджеры полагают, что если они лично свяжутся с автором претензии по телефону, проблема будет решена, и ответ в книге отзывов писать не потребуется.
Это не так. Ответ должен быть составлен вне зависимости от обстоятельств.
Часто клиенты оставляют в книге отзывов свою контактную информацию: телефоны, электронные адреса и так далее. Звонить по указанному номеру необходимо только в том случае, если речь идет именно о претензии. Если же потребитель написал в книге слова благодарности, можно ограничиться одним лишь письменным ответом ему.Предложения покупателей также могут остаться без телефонного ответа, однако, письменный обязательно должен быть. При этом если в книге фигурирует претензия, и клиент оставил свой телефон, связаться с ним нужно в любом случае (вне зависимости от того, обоснованы его доводы или нет).
Принципы составления ответа на отзыв клиента
Согласно действующим нормативным актам Российской Федерации, отвечать нужно на все без исключения записи, сделанные клиентами в книге отзывов. Однако если речь идет о благодарностях, достаточно будет упомянуть о том, что отзыв получен и принят к сведению. Если составлена жалоба, ответ должен быть максимально исчерпывающим. Кроме того, если при составлении жалобы клиент указал свои контактные данные, автор ответа должен воспользоваться хотя бы одним дополнительным ресурсом для обратной связи (телефон, факс, электронная почта).
То же самое может сделать автор жалобы, который не получил ответа ни по оставленному телефонному номеру, ни по оставленному адресу электронной почты.
Реакция на обоснованную претензию
Ответ на обоснованную жалобу покупателя менеджер компании должен составлять в свободной форме и с соблюдением основных норм официально-делового стиля.
Согласно общепринятому (хоть и неписаному) правилу, адресата нужно поблагодарить за отзыв, так как благодаря ему была выявлена проблема. В особенности если спopная ситуация была описана потребителем во всех подробностях. Менеджер должен сообщить автору претензии о том, какие конкретно меры были приняты для того, чтобы предотвратить подобные ситуации в будущем и минимизировать последствия уже случившейся.
Само собой, в ответе обязательно должно фигурировать имя и должность лица, которое в данном случае выступает от имени компании.
Реакция на необоснованную претензию
Для начала необходимо разобраться с тем, какие конкретно претензии являются необоснованными. Это не слишком сложно. Например, клиент высказывает свое недовольство оправданными действиями сотрудников, качеством и ценой продукции, о которых он мог узнать, просто взглянув на ценник или этикетку, и так далее.
Обвинять клиента в невнимательности, конечно, не следует. Достаточной реакцией будет упоминание о том, что жалоба была рассмотрена, а также наличие благодарности за оставленный отзыв.
Реакция на благодарность
Менеджеру, который составляет ответ на благодарность в книге отзывов, достаточно лишь поблагодарить клиента в ответ и высказать надежду о том, что последний вновь будет посещать торговую точку.
Если благодарность направлена в адрес конкретного сотрудника, следует упомянуть то, что отзыв повлиял на его будущее поощрение (если, конечно, в компании есть система поощрений).Кстати, многие магазины и рестораны активно пользуются системой премирования сотрудников на основании данных, полученных из книги отзывов и предложений.
Возврат аванса, полученного в декларации по НДС: что это, как вычислить, по каким авансам НДС не уплачивается, авансовый счет-фактура...
31 08 2026 23:25:58
Собственники, имеющие дорогостоящие автомобили, должны платить налог на роскошь. Какие машины попали в список в 2019 году, каков размер налога и как его рассчитать?...
30 08 2026 21:55:31
Для оформления единовременного пособия при рождении ребенка необходимо предоставить определенный комплект документов и подать заявление....
29 08 2026 9:17:19
Банкротство физических лиц и ИП происходит по общим правилам, перечисленным в Главе 10 Закона "О несостоятельности", но имеют некоторые отличия....
28 08 2026 9:33:32
Понятие и признаки недобросовестной конкуренции, основные существующие виды в соответствии с действующим законодательством, меры ответственности....
27 08 2026 6:18:14
Постановка автомобиля на регистрационный учет при временной прописке по месту пребывания. Перечень необходимых документов, стоимость и сроки оформления....
26 08 2026 2:35:31
Возбуждение дела о банкротстве физических и юридических лиц происходит на основании рассмотрения поступившего заявления о банкротстве в арбитражном суде....
25 08 2026 18:50:52
В тех случаях, когда права потребителя нарушены, суд - это последний шанс восстановить справедливость. В какой именно суд нужно подавать исковое заявление?...
24 08 2026 7:44:51
Оценка ООО для вступления в права наследства необходима для расчета размера госпошлины и положенной компенсации за долю в бизнесе....
23 08 2026 15:49:51
ФАС России в сфере государственного заказа наделена контрольными функциями за соблюдением заказчиками положений 44-ФЗ и 223-ФЗ....
22 08 2026 16:42:12
Продажа единственного жилья. Как правильно оформить сделку, имея загранпаспорт? Сделка купли-продажи квартиры с юрлицом, инвалидом, владельцем сертификата....
21 08 2026 19:15:12
Законодательство обязывает заказчиков регулярно повышать квалификацию должностных лиц, занятых в сфере закупок с помощью дополнительного образования....
20 08 2026 4:40:41
Нана Сэйно В каком банке можно спрятать счет от суд. приставов после окончания исполнительного производства и получения листов, через месяцев вы опять имеете...
19 08 2026 19:39:32
Проведение электронного аукциона по 44-ФЗ необходимо, если основным критерием выбора поставщика является ценовой фактор. Образцы формы 2 и анкеты....
18 08 2026 20:10:40
Что такое нотариальное заверение договора покупки квартиры и когда оно нужно? Оформление сделки купли продажи квартиры через нотариуса в 2017 году....
17 08 2026 11:51:41
Покупка жилья в ипотеку с материнским капиталом: порядок действий, условия оформления ипотечного займа, необходимые документы....
16 08 2026 5:41:22
Люди, получая приглашение в суд в качестве присяжного, задумываются над вопросами: “Можно ли не ходить”, “Что грозит в случае неявки”, “Как проходит суд”....
15 08 2026 12:23:47
На кого законом возложена обязанность оплаты за капитальный ремонт? Есть ли законные основания не перечислять взносы, и каковы последствия для должников....
14 08 2026 21:32:39
Как зарегистрироваться по патенту иностранцу в России? Как и в какой срок продлить регистрацию? Ответственность за несоблюдение сроков....
13 08 2026 8:10:45
Развод во время беременности по инициативе супруга и по решению жены: в каком случае суд удовлетворит иск? Требуемые для предоставления документы....
12 08 2026 5:26:11
Исполнительное производство при банкротстве должника, представленного юридическим лицом: правовая основа, особенности приостановления и возобновления....
11 08 2026 3:25:16
Хотя лакокрасочные изделия включены в перечень товаров, которые не допускается вернуть, в некоторых случаях закон допускает возможность возврата краски....
10 08 2026 3:57:30
Как продать квартиру в ипотеке Сбербанка? Особенности продажи квартиры, находящейся в ипотечном залоге. Возможно ли вообще и как это реализуется?...
09 08 2026 4:38:45
Проверка жилищно-бытовых условий несовершеннолетнего. Обращение в ООП с прошением проверить семью. Ответственность родителей и опекунов....
08 08 2026 18:47:53
При покупке нижнего белья продавцы часто информируют потребителей о невозможности его возврата и обмена. Всегда ли это правило верно?...
07 08 2026 10:16:37
Доверенность на приватизацию квартиры как юридический документ: виды, требования, предъявляемые к содержанию и оформлению....
06 08 2026 0:27:56
По истечении десятилетнего срока автомобилист обязан заменить права. Для совершения процедуры в 2019 году гражданину нужно с необходимым комплектом документов обратиться в отделение Госавтоинспекции, МФЦ или подать заявление через портал Госуслуг....
05 08 2026 15:28:36
Как правильно оформить книгу жалоб и предложений? Как в дальнейшем вести этот документ? Что ждет руководителя за отсутствие книги жалоб и предложений?...
04 08 2026 15:32:20
Комплексные изменения налогового законодательства в 2019 году коснулись и предприятий на спецрежимах. Главное новшество для ЕСХН - переход на уплату НДС....
03 08 2026 17:52:28
Пошаговая инструкция по изменению вида разрешенного землепользования земельного участка. Проведение публичных слушаний и стоимость оформления документов....
02 08 2026 3:20:33
Заполнение дополнительного листа к книге покупок. Что должно быть указано в каждой графе? За какой период заполняется и как подшивать к отчетному документу?...
01 08 2026 9:52:13
Следует различать ежемecячную обязанность по выплате алиментов и обязанность по погашению образовавшихся алиментных задолженностей....
31 07 2026 22:32:58
Обжалование определения арбитражного суда: правовая основа, сроки и порядок действий на разных этапах в порядке апелляции и кассации....
30 07 2026 1:24:41
Регистрация иностранного гражданина в своей квартире: обязанности собственника. Чем грозит прописка мигрантов? Уголовная ответственность за фиктивность....
29 07 2026 7:52:19
При нарушении законных интересов участника государственной закупки он вправе обжаловать действия контролирующей инстанции в ФАС....
28 07 2026 3:38:59
Приобретение квартиры на вторичном рынке: правила осуществления сделки, необходимые документы 2018 и возможные трудности....
27 07 2026 17:34:42
Торговые отношения между юрлицами регламентируются ГК РФ и договорными отношениями и не попадают под действие Закона "О защите прав потребителей"....
26 07 2026 1:14:42
Проверить автомобиль по базе гибдд онлайн При реализованном аресте автомобиль находится на штрафной стоянке и к его управлению никто не допускается, включая и...
25 07 2026 2:10:58
В случае недобросовестной работы застройщика дольщикам следует составлять жалобу и обращаться с ней в вышестоящие инстанции. Образец жалобы, порядок подачи....
24 07 2026 12:43:23
Правительство РФ вынесло на рассмотрение создание реестра недобросовестных родителей и опекунов. В этот реестр попадут лица, лишенные родительских прав, а также опекуны (попечители), отстраненные от своих обязанностей за ненадлежащее их выполнение....
23 07 2026 3:57:49
Статья 7 Федерального закона №127-ФЗ "О несостоятельности" содержит указание на перечень лиц, которые вправе подать заявление на признание лица банкротом....
22 07 2026 17:56:37
Что такое условно разрешенный вид использования земли? Определение и законодательство. Виды условно разрешенного использования....
21 07 2026 18:44:59
Верховный суд РФ принял решение о законности уведомления начальства смс-сообщением о невыходе на работу. Получать согласие руководства не обязательно...
20 07 2026 8:15:44
Привлечение к субсидиарной ответственности без процедуры банкротства: правовая основа, основания, порядок действий и необходимые документы....
19 07 2026 18:41:42
Законодательное пояснение возможности обмена и возврата непродовольственного товара в в магазин: положения статьи 25 ЗоПП. Правила совершения обмена....
18 07 2026 1:14:36
Способы определения площадей земельных участков. Формулы для расчета площади участков сложной и простой форм. Погрешности различных методов....
17 07 2026 1:38:11
«Вестник государственной регистрации»: понятие журнала как средства массовой информации, правила и порядок публикации сведений, необходимые документы....
16 07 2026 15:26:15
Пожаловаться на продавца Алиэкспресс, который работает нечестно и недобросовестно, можно непосредственно на торговой площадке. Порядок подачи жалобы....
15 07 2026 18:53:33
Чтобы взять на себя заботу о ребенке, можно стать опекуном или приемным родителем. Эти статусы имеют отличия в оформлении документов и в получении пособий....
14 07 2026 18:42:30
Нужно ли менять паспорт трaнcпортного средства при смене фамилии? Каким правовым документом это регулируется? Порядок действий, перечень документов....
13 07 2026 1:19:19
Еще:
законы -1 :: законы -2 :: законы -3 :: законы -4 :: законы -5 :: законы -6 :: законы -7 :: законы -8 :: законы -9 :: законы -10 :: законы -11 :: законы -12 ::
